À propos de Cap Emploi
Cap Emploi est un organisme sans but lucratif qui se consacre au développement de l’employabilité dans la région des Laurentides. Le siège social de l’organisation est situé au: 338, rue Labelle, St-Jérôme (QC) J7Z 5L3 | (450) 565-4707. L’adresse de notre site Web est: www.capemploi.ca
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Texte complet de la « Politique de protection des renseignements personnels et politique de confidentialité – CAP EMPLOI (Loi 25) » ci-après
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Politique de protection des renseignements personnels et politique de confidentialité – CAP EMPLOI (Loi 25)
1. Contexte
CAP Emploi est un organisme à but non lucratif qui traite des renseignements personnels dans le cadre de ses activités.
La présente politique vise à assurer la protection des renseignements personnels et à encadrer la manière dont CAP Emploi les utilise, les communique, les conserve et les détruit ou dont, autrement, elle les gère. De plus, elle vise à informer toute personne intéressée sur la manière dont CAP Emploi traite leurs renseignements personnels.
2. Application et définitions
Cette politique s’applique à CAP Emploi ce qui inclut notamment ses dirigeants, employés, consultants, bénévoles, ainsi qu’à toute personne qui, autrement, fournit des services pour le compte CAP Emploi. Elle s’applique également à l’égard du site internet de CAP Emploi.
Elle vise tous les types de renseignements personnels gérés par CAP Emploi que ce soit les renseignements de ses clients, potentiels ou actuels, ses consultants, ses employés, ses membres ou toutes autres personnes (comme les visiteurs de son site internet ou autre).
Pour l’application des présentes, un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Par exemple, il pourrait s’agir du nom, de l’adresse, de l’adresse courriel, du numéro de téléphone, du genre ou de renseignements bancaires d’une personne, de renseignements sur sa santé, son origine ethnique, sa langue, etc.
Un renseignement personnel sensible est un renseignement envers lequel il y a un haut degré d’atteinte raisonnable en matière de vie privée, p. ex. les renseignements de santé, renseignements bancaires, de son numéro d’assurance sociale, renseignements biométriques, orientation sexuelle, origine ethnique, opinions politiques, croyances religieuses ou philosophiques, etc.
De manière générale, les coordonnées professionnelles ou d’affaires d’une personne ne constituent pas des renseignements personnels, par exemple le nom, le titre, l’adresse, l’adresse courriel ou le numéro de téléphone au travail d’une personne. Plus particulièrement et par souci de précision, au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, et à compter du 22 septembre 2023, les sections 3 (collecte, utilisation, communication), 4 (conservation et destruction) et 6 (sécurité des données) ne s’appliquent pas aux renseignements d’une personne relatifs à l’exercice d’une fonction dans une entreprise, telles que son nom, son titre, sa fonction, ainsi que l’adresse, l’adresse courriel et le numéro de téléphone de son lieu de travail.
Ces mêmes paragraphes ne s’appliquent pas non plus à un renseignement personnel qui a un caractère public en vertu de la loi, et ce, dès l’entrée en vigueur de la présente politique.
3. Collecte, utilisation et communication
Dans le cadre de ses activités, CAP Emploi peut collecter différents types de renseignements, et ce, à différentes fins. Les types de renseignements que CAP Emploi pourrait collecter, leur utilisation (ou l’objectif visé) ainsi que les moyens par lesquels les renseignements sont recueillis sont indiqués à l’Annexe A de la présente politique.
CAP Emploi informera également les personnes concernées, au moment de la collecte de renseignements personnels, de tout autre renseignement recueilli, des fins pour lesquelles ils sont collectés et les moyens de la collecte, en plus des autres informations à fournir tel que requis par la loi.
CAP Emploi applique les principes généraux suivants relativement à la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels :
Consentement
* De façon générale, CAP Emploi collecte les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, sauf si cette information a déjà été transmise par Service Québec via un échange d’informations. Le consentement peut être obtenu de façon implicite dans certaines situations, par exemple, lorsque la personne décide de fournir ses renseignements personnels après avoir été informée par la présente politique sur l’utilisation et la communication aux fins qui y sont indiquées (voir l’Annexe A pour plus de détails). Ainsi, la présente politique et les informations qu’elle contient pourront être consultées par la personne concernée au moment de la collecte de renseignements personnels.
* Normalement, CAP Emploi doit également obtenir le consentement de la personne concernée avant de collecter ses renseignements personnels auprès de tiers, avant de les communiquer à des tiers ou pour toute utilisation secondaire de ceux-ci.
Collecte
* Dans tous les cas, CAP Emploi ne collecte des renseignements que s’il a une raison valable de le faire. De plus, la collecte ne sera limitée qu’aux renseignements nécessaires dont il a besoin pour remplir l’objectif et sa mission.
Détention et utilisation
* CAP Emploi veille à ce que les renseignements qu’il détient soient à jour et exacts au moment de leur utilisation pour prendre une décision relative à la personne visée.
* CAP Emploi ne peut utiliser les renseignements personnels d’une personne que pour les raisons indiquées aux présentes ou pour toutes autres raisons fournies lors de la collecte.
* Accès limité. CAP Emploi met en place des mesures pour limiter l’accès à un renseignement personnel seulement aux employés et aux personnes au sein de son organisation qui ont la qualité pour en prendre connaissance et pour qui ce renseignement est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions.
Communication
* Généralement, et à moins d’une exception indiquée dans la présente politique ou autrement prévue par la loi, CAP Emploi obtiendra le consentement de la personne concernée avant de communiquer ses renseignements personnels à un tiers.
4. Conservation et destruction des renseignements personnels
Nous conserverons les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites dans cette politique, pour nous conformer à nos obligations légales, offrir le service à la clientèle et conclure des ententes avec nos partenaires.
À la demande, nous supprimons les renseignements personnels obsolètes ou inutiles, par exemple, si à titre d’individu bénéficiant de nos services vous nous indiquez que vous cessez d’utiliser définitivement nos services. Vous pouvez en tout temps demander la rectification ou la suppression de renseignements.
À la fin de la durée de conservation ou lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, CAP Emploi s’assurera de soit:
1. Les détruire (la destruction de renseignements par CAP Emploi est faite de façon sécuritaire, afin d’assurer la protection de ces renseignements via une entreprise de déchiquetage confidentiel pour le support papier ou l’élimination des données dans ses bases de données via le personnel responsable des données recueillies).
2. Les anonymiser (c’est-à-dire qu’ils ne permettent plus, de façon irréversible, d’identifier la personne et qu’il n’est plus possible d’établir un lien entre la personne et les renseignements personnels) pour les utiliser à des fins sérieuses et légitimes.
5. Responsabilités de CAP Emploi
De manière générale, CAP Emploi est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient.
Le responsable de la protection des renseignements personnels de CAP Emploi est la direction générale. Il ou elle doit, de façon générale, veiller à assurer le respect de la législation applicable concernant la protection des renseignements personnels. Le responsable doit approuver les politiques et pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels. Plus particulièrement, cette personne est chargée de mettre en œuvre la présente politique et de veiller à ce qu’elle soit connue, comprise et appliquée. En cas d’absence ou d’impossibilité d’agir de ce responsable, le président de CAP Emploi assurera les fonctions du responsable de la protection des renseignements personnels.
Les membres du personnel de CAP Emploi ayant accès à des renseignements personnels ou étant autrement impliqués dans la gestion de ceux-ci doivent en assurer leur protection et respecter la présente politique. Lors de l’embauche, tous les employés signent un engagement à protéger les renseignements personnels auxquels ils ont accès dans le cadre de leurs fonctions.
En cas d’incident impliquant la confidentialité impliquant un renseignement personnel, un registre de tout incident de confidentialité est tenu par la direction générale et celle-ci est responsable de signaler les incidents aux personnes concernées et à la Commission d’accès à l’information (CAI).
6. Sécurité des données
CAP Emploi s’engage à mettre en place des mesures de sécurité raisonnables pour assurer la protection des renseignements personnels qu’elle gère. Les mesures de sécurité en place correspondent, entre autres, à la finalité, à la quantité, à la répartition, au support et à la sensibilité des renseignements.
Ainsi, cela signifie qu’un renseignement pouvant être qualifié de sensible (voir la définition prévue à la section 2) devra faire l’objet de mesures de sécurité plus importantes et devra être mieux protégé. Notamment, et conformément à ce qui a été mentionné précédemment concernant l’accès limité aux renseignements personnels, CAP Emploi doit met en place des mesures nécessaires pour imposer des contraintes aux droits d’utilisation de ses systèmes d’information de manière à ce que seuls les employés qui doivent y avoir accès soient autorisés à y accéder.
Base de données
CAP Emploi utilise la plateforme LGEstat :
LGEstat est une plateforme complète de gestion conçue par Ingenisoft pour les organismes qui effectuent du suivi de clientèle dans le domaine de l’employabilité. Élaborée sur une architecture infonuagique, elle est accessible à partir d’un navigateur Web. Ingenisoft respecte les plus hautes normes en matière de protection de renseignements personnels et prend toutes les mesures pour assurer le caractère confidentiel des informations échangées. Ingenisoft et/ou ses partenaires ne peuvent donner, vendre ou échanger ou divulguer les informations du client contenues dans ses bases de données et sur ses serveurs sécurisés.
CAP Emploi gère les accès à son compte régulièrement, utilise les mots de passe conforme aux exigences de la plateforme, exige que ses employés ne divulguent leur mot de passe à personne, demande aux utilisateurs d’activer le mode d’identification multifacteur, s’assure de maintenir un logiciel antivirus à jours sur tous ses postes informatique, maintien à jour tous les systèmes d’exploitation sur lesquels sont installé le navigateur Web qui accède à la plateforme et qu’il vérifie que les mises à jour automatiques soient bien effectuées, utilise le navigateur Google Chrome dans sa plus récente version et qu’il vérifie que ses mises à jour automatiques soient bien effectuées, notifie Ingenisoft dès qu’une situation en rapport avec la sécurité ou la confidentialité des données se présente.
CAP Emploi utilise la plateforme Microsoft Office 365
CAP Emploi gère les accès à son compte régulièrement, utilise les mots de passe conforme aux exigences de la plateforme, exige que ses employés ne divulguent leur mot de passe à personne, s’assure de maintenir un logiciel antivirus à jours sur tous ses postes informatique, maintien à jour tous les systèmes d’exploitation sur lesquels sont installé le navigateur Web qui accède à la plateforme et qu’il vérifie que les mises à jour automatiques soient bien effectuées, utilise le navigateur Google Chrome dans sa plus récente version et qu’il vérifie que ses mises à jour automatiques soient bien effectuées.
CAP Emploi utilise la plateforme « Services à l’intention des partenaires » du Ministre du Travail, de l’Emploi et de la Solidarité sociale :
CAP Emploi gère les accès à son compte régulièrement, utilise les mots de passe conforme aux exigences de la plateforme, exige que ses employés ne divulguent leur mot de passe à personne, demande aux utilisateurs d’activer le mode d’identification multifacteur, s’assure de maintenir un logiciel antivirus à jours sur tous ses postes informatique, maintien à jour tous les systèmes d’exploitation sur lesquels sont installé le navigateur Web qui accède à la plateforme et qu’il vérifie que les mises à jour automatiques soient bien effectuées, utilise le navigateur Google Chrome dans sa plus récente version et qu’il vérifie que ses mises à jour automatiques soient bien effectuées.
7. Droits d’accès, de rectification et de retrait du consentement
Pour faire valoir ses droits d’accès, de rectification ou de retrait du consentement, la personne concernée doit soumettre une demande écrite à cet effet au responsable de la protection des renseignements personnels de CAP Emploi, à l’adresse courriel indiquée à la section suivante.
Sous réserve de certaines restrictions légales, les personnes concernées peuvent demander l’accès à leurs renseignements personnels détenus par CAP Emploi et en demander leur correction dans le cas où ils sont inexacts, incomplets ou équivoques. Elles peuvent également exiger la cessation de la diffusion d’un renseignement personnel qui les concerne.
Le responsable de la protection des renseignements personnels de CAP Emploi doit répondre par écrit à ces demandes dans les 30 jours de la date de réception de la demande. Tout refus doit être motivé et accompagné de la disposition légale justifiant le refus. Dans ces cas, la réponse doit indiquer les recours en vertu de la loi et le délai pour les exercer. Le responsable doit aider le requérant à comprendre le refus au besoin.
Sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables, les personnes concernées peuvent retirer leur consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis.
Elles peuvent également demander CAP Emploi quels sont les renseignements personnels recueillis auprès d’elle, les catégories de personnes chez CAP Emploi qui y ont accès et leur durée de conservation.
8. Processus de traitement des plaintes
Réception
Toute personne qui souhaite formuler une plainte relative à l’application de la présente politique ou, plus généralement, à la protection de ses renseignements personnels par CAP Emploi doit le faire par écrit en s’adressant au responsable de la protection des renseignements personnels de CAP Emploi, à l’adresse courriel indiquée à la section suivante.
L’individu devra indiquer son nom, ses coordonnées pour le joindre, incluant un numéro de téléphone, ainsi que l’objet et les motifs de sa plainte, en donnant suffisamment de détails pour que celle-ci puisse être évaluée par CAP Emploi. Si la plainte formulée n’est pas suffisamment précise, le responsable de la protection des renseignements personnels peut requérir toute information additionnelle qu’il juge nécessaire pour pouvoir évaluer la plainte.
Traitement
CAP Emploi s’engage à traiter toute plainte reçue de façon confidentielle.
Dans les 30 jours suivant la réception de la plainte ou suivant la réception de tous les renseignements additionnels jugés nécessaires et requis par le responsable de la protection des renseignements personnels de CAP Emploi pour pouvoir la traiter, ce dernier doit l’évaluer et formuler une réponse motivée écrite par courriel, au plaignant. Cette évaluation visera à déterminer si le traitement des renseignements personnels par CAP Emploi est conforme à la présente politique, à toute autre politique et pratique en place au sein de l’organisation et à la législation ou réglementation applicable.
Dans le cas où la plainte ne peut être traitée dans ce délai, le plaignant doit être informé des motifs justifiant l’extension de délai, de l’état d’avancement du traitement de sa plainte et du délai raisonnable nécessaire pour pouvoir lui fournir une réponse définitive.
CAP Emploi doit constituer un dossier distinct pour chacune des plaintes qui lui sont adressées. Chaque dossier contient la plainte, l’analyse et la documentation à l’appui de son évaluation, ainsi que la réponse envoyée à la personne à l’origine de la plainte.
Il est également possible de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou à tout autre organisme de surveillance en matière de protection des renseignements personnels responsable de l’application de la loi concernée par l’objet de la plainte.
Toutefois, CAP Emploi invite toute personne intéressée à s’adresser d’abord à son responsable de la protection des renseignements personnels et à attendre la fin du processus de traitement par CAP Emploi.
9. Approbation
La présente politique est approuvée par le responsable de la protection des renseignements personnels de CAP Emploi, dont les coordonnées d’affaires sont les suivantes
Responsable de la protection des renseignements personnels :
Martin PETRARCA
338, rue Labelle, Saint-Jérôme, Québec, J7Z 5L3
450-565-4707 #224
m.petrarca@capemploi.ca
Pour toute demande, question ou commentaire dans le cadre de la présente politique, veuillez communiquer avec le responsable par courriel.
Annexe A
Voici une liste non exhaustive sur les types de renseignements que CAP Emploi pourrait collecter, leur utilisation, ou l’objectif visé, ainsi que les moyens par lesquels les renseignements sont recueillis. Ainsi, cela comprend, sans s’y limiter, les éléments qui suivent.
Veuillez noter que la plupart des renseignements personnels gérés par CAP Emploi sont des renseignements personnels de clients, d’employés, de candidats pour un emploi. Pour ce qui est des autres catégories de personnes indiquées dans le tableau ci-dessous, les renseignements fournis sont, dans la majorité des cas, des renseignements de nature professionnelle ou d’affaires (voir la section 2 sur les coordonnées professionnelles). À noter que dans la majorité des cas, CAP Emploi recueille également le titre/fonction professionnel(le) des personnes, le nom de l’organisation et/ou l’adresse de l’organisation (voir la section 2 sur les coordonnées professionnelles).
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Relation avec CAP Emploi : services, programme, etc. |
Type de renseignement personnel |
Fin de la collecte / utilisations
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Manière de recueillir les renseignements (moyens) |
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L’une ou l’autre de ces informations, lorsqu’elles sont nécessaires: |
Utilisés pour : |
Peuvent être recueillis : |
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CLIENTS |
· Nom, Prénom · Numéro de téléphone · Adresse · Numéro assurance sociale · Date de naissance · Courriel · Langue |
· Établir et gérer les relations avec la clientèle (et obtenir un moyen de communication) · NAS : vérifier l’admissibilité aux services, · Fournir un service (p. ex. service d’aide spécialisé à la recherche d’emploi, programme de préparation à l’emploi, soutien à la recherche d’emploi (CNESST, TAPAJ). · Connaître la langue privilégiée de communication · Assurer le paiement des coûts liés aux services ou programmes. |
· Au moyen du portail de Service-Québec (SIP) · Au moyen de la base de données LGESTAT · Au moyen de formulaire d’inscription Web · Par téléphone · Par courriel · En personne |
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CANDIDATS À L’EMPLOI ET EMPLOYÉS |
· Nom, Prénom · Numéro de téléphone · Adresse · Courriel · Numéro d’assurance sociale · Date de naissance · Renseignements bancaires |
· La gestion des communications avec le candidat ou l’employé · Assurer le fonctionnement du système de paie-assurances collectives – REER collectif |
· Par téléphone · Par courriel · En personne |
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CONSULTANTS |
· Nom, Prénom · Entreprise · Numéro de téléphone · Adresse · Courriel · Renseignements bancaires · Adresse |
· La gestion des communications avec le consultant · La facturation |
· Par téléphone · Par courriel · En personne |
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FOURNISSEURS DE SERVICES |
· Nom, Prénom · Entreprise · Numéro de téléphone · Adresse · Courriel · Renseignements bancaires |
· La gestion des mandats · Le paiement des factures, |
· Par téléphone · Par courriel · En personne |
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MEMBRES (individus) |
· Nom, Prénom · Numéro de téléphone · Courriel |
· L’inscription comme membre · Les communications futures · L’inscription aux activités de l’organisation |
· Par téléphone · Par courriel · En personne |
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PARTENAIRES |
· Nom, Prénom · Entreprise · Numéro de téléphone · Adresse · Courriel |
· Établir le partenariat (signature d’ententes de partenariats) · La collaboration · La diffusion d’information |
· Par téléphone · Par courriel · En personne · Par infolettre |
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ADMINISTRATEURS |
· Nom, Prénom · Entreprise · Numéro de téléphone · Adresse · Courriel · Date de naissance · Preuve d’identité |
· Les communications futures · Les convocations · L’Inscription au Registre des entreprises du Québec · Demande Autorité des marchés publics · La collaboration · La diffusion d’information |
· Par téléphone · Par courriel · En personne · Par infolettre |